di PAOLO MANCINELLI-
VITERBO – L’approvazione del rendiconto nelle associazioni è un appuntamento annuale molto importante, in quanto esistono delle procedure abbastanza rigide da rispettare per evitare di commettere errori che potrebbero portare al disconoscimento della qualifica di ente non profit.
Tutti gli enti del terzo settore hanno l’obbligo di rendicontazione. Essi si distinguono tra enti non commerciali ed enti commerciali.25
Tutte le associazioni in regime 398/1991 sono tenute a redigere il rendiconto economico-finanziario e a rispettare le regole sulla tenuta della contabilità, come stabilito dal DPR 600 del 1973 all’articolo 20 che menziona la tenuta della contabilità da parte degli enti non commerciali. Si tratta di un obbligo contabile fondamentale per accedere ai vantaggi fiscali riconosciuti agli enti non profit, come ad esempio la defiscalizzazione dei ricavi ottenuti dalle attività a favore dei soci. Il rendiconto è un documento ufficiale molto importante, nel quale le entrate e le uscite devono essere separate da quelle commerciali. Il rendiconto/bilancio consuntivo presuppone un documento riepilogativo che, partendo dalla prima nota, riepiloga dettagliatamente tutte le entrate e tutte le uscite, ovvero tutti gli incassi e tutte le spese e i pagamenti, con i relativi importi. Sponsorizzazioni, donazioni, quote associative, spese varie: tutto deve essere riportato suddiviso in voci analitiche. La legge non detta particolari vincoli per la sua redazione, l’essenziale è che sia chiaro, veritiero e che le voci non siano eccessivamente accorpate. Diversamente avviene invece per il preventivo, il quale viene redatto tenendo conto delle entrate e delle uscite degli esercizi precedenti e stimando, quindi, ricavi e spese che dovrebbero aversi nel successivo esercizio sulla base dei dati storici già in possesso. Il documento di bilancio va presentato insieme ad una relazione sull’andamento della gestione e gli eventi più importanti che hanno avuto un impatto nel corso dell’esercizio.
Il rendiconto annuale non è un documento che va preparato solo in occasione dell’assemblea dei soci, esso in effetti dovrebbe essere considerato come uno strumento utile alle associazioni per ottimizzare nel corso dell’anno l’intera gestione. Va considerato come un documento sul quale riflettere per valutare le criticità ma anche le opportunità che le attività sociali offrono durante l’anno, permettendo di avere un quadro della situazione economico-finanziaria dell’ente. Questo documento sintetizza la contabilità di un intero anno e viene redatto grazie alle scritture effettuate giorno dopo giorno, mese dopo mese. Di conseguenza, per una corretta redazione del rendiconto annuale è bene tenere dei fogli cassa sui quali vanno annotate le entrate e le uscite settimanali e mensili.
Il rendiconto dell’associazione viene preparato dal Consiglio Direttivo dell’associazione e deve essere approvato dall’assemblea dei soci tassativamente entro 4 mesi dalla fine dell’anno sociale. Se l’anno sociale coincide con l’anno solare, il rendiconto deve essere approvato dall’assemblea dei soci al massimo entro il 30 Aprile. In alternativa può essere approvato entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. L’articolo 148 del TUIR stabilisce che per la convocazione dell’assemblea dei soci devono essere utilizzate “idonee forme di pubblicità”, tenendo conto di quanto stabilito al riguardo dallo Statuto e comunque utilizzando tutti quei mezzi che garantiscano l’effettiva comunicazione ai soci e la conoscibilità della data dell’assemblea per tutti i soci. Il bilancio inoltre dovrebbe essere esposto presso la sede dell’associazione nei 15 giorni antecedenti la data prevista per l’assemblea che dovrà approvarlo. Ciò per dare la possibilità a tutti i soci di prenderne visione e maturare le opportune considerazioni. L’assemblea che si riunisce per l’approvazione del bilancio è regolarmente costituita se è presente almeno la metà dei soci aventi diritto di voto, mentre in seconda convocazione è valida a prescindere dal numero di soci intervenuti. Può partecipare e votare all’assemblea solo il socio che al momento dello svolgimento dell’assemblea è in regola con l’iscrizione all’associazione. Il bilancio viene approvato a maggioranza. Molto importante è la verbalizzazione del contenuto dell’assemblea. Essa deve essere fatta in modo scritto nel Registro dei Verbali e deve essere poi sottoscritta da tutti i soci presenti, anche perché solo con la firma autografa si può attestare l’effettiva presenza degli associati alla riunione e l’effettiva democraticità dell’associazione. Una volta approvati, il bilancio e il verbale di approvazione devono essere conservati nella sede legale dell’associazione per 5 anni.
